myakbar :: sebuah catatan kecil

5 Keuntungan bagi Pemerintah Daerah Jika Dapat Memanfaatkan Fasilitas E-Mail dengan Optimal

leave a comment »

EmailIronis memang, e-mail yang usianya hampir sama tuanya dengan internet, masih belum dapat dimanfaatkan secara optimal, khususnya di kalangan instansi Pemerintah Daerah. Penulis berharap semoga pendapat penulis tadi adalah salah. Tapi — setidaknya sampai tulisan ini diturunkan — itulah kondisi yang terjadi di berbagai instansi di Pemerintah Daerah yang penulis amati.

Andai saja Pemerintah Daerah dapat memanfaatkan fasilitas e-mail ini secara optimal — walaupun hanya sebatas pengganti PO BOX/alamat kantor saja — setidaknya ada 5 keuntungan yang dapat diraih, yaitu:

1. Hemat Waktu

Pola distribusi surat secara manual memerlukan waktu yang tidak sedikit. Berapa waktu yang diperlukan untuk mendistribusikan surat? tentu saja ditentukan oleh beberapa hal, seperti berapa banyak tujuan surat? berapa jauh lokasi tujuan surat? berapa banyak petugas pengirim surat (jika lebih dari satu tujuan)? dan lain-lain.

Sebagai contoh, jika kita ingin mengirimkan surat ke instansi lain yang  masih dalam satu kompleks dengan instansi kita, maka waktu distribusi surat tersebut katakanlah sekitar 15 menit. Bagaimana jika ternyata tujuan surat tersebut lebih dari satu instansi, misal 30 instansi? Berarti waktu distribusi surat yang diperlukan adalah 30 instansi x 15 menit = 450 menit atau 7,5 jam alias seharian penuh!

Bayangkan jika surat tersebut ternyata harus dikirimkan juga ke seluruh Kecamatan yang ada. Kira-kira berapa waktu yang diperlukan? tentu lebih banyak lagi, bukan?

Dengan menggunakan e-mail, kita bisa memangkas waktu distribusi surat tersebut secara dramatis. Sebagai contoh, jika waktu yang diperlukan untuk mengirimkan e-mail ke satu tujuan adalah sekitar 5 menit (dengan asumsi bahwa surat tersebut telah di-scan terlebih dahulu), maka untuk mengirimkan surat ke 30 instansi tidak harus menjadi 30 instansi x 5 menit = 150 menit atau 2,5 jam, tapi bisa saja waktu yang diperlukan mungkin hanya sekitar 10 menit saja!

Kenapa bisa begitu? Ya, karena proses pengiriman surat ke satu tujuan dengan 30 tujuan bisa dilakukan dengan satu proses pengiriman saja (tidak perlu berulang-ulang). Tambahan waktu tadi (menjadi 10 menit) itu hanya karena proses pencantuman alamat email instansi-instansi lainnya saja. Hal ini tentu saja dapat dipersingkat jika kita memanfaatkan fasilitas group/kelompok dari alamat-alamat e-mail yang telah ada pada Address Book kita, misal group SKPD, group Kecamatan, group Kelurahan, dll.

Ini artinya apa, bahwa pemanfaatan e-mail dalam pendistribusian surat bukan saja dapat menghemat waktu, tapi juda dapat secara signifikan meningkatkan kualitas informasi yang dikirimkan. Karena seringkali kita menemukan kejadian bahwa suatu informasi penting menjadi terlambat/kadaluarsa hanya karena keterlambatan penyampaian surat tadi.

2. Hemat Biaya

Setidaknya ada dua komponen biaya yang dapat ditekan dengan pemanfaatan e-mail ini, yaitu biaya penggandaan dan biaya pengiriman.

Masih menggunakan ilustrasi pada bagian sebelumnya, yaitu jika kita ingin mendistribusikan surat ke 30 instansi dengan jumlah lembar dari surat tersebut adalah 2 lembar ( 1 lembar surat dan 1 lembar lampiran), dan jika biaya penggandaan per lembar adalah Rp. 150,- maka seluruh biaya penggandaan yang diperlukan adalah (30 instansi x 2 lembar) x Rp. 150,- = Rp. 9.000,-. Bayangkan jika lampiran surat tersebut adalah 10 lembar atau lebih, kemudian dalam satu bulan jumlah surat yang dikirim lebih dari 50 surat, berapa biaya penggandaan yang harus dikeluarkan? tentu sangat besar, bukan?

Sementara dari sisi biaya pengiriman, tentu saja cost yang dapat ditekan bisa lebih besar lagi. Bayangkan jika kita harus mengirimkan surat-surat tersebut via fax, berapa biaya yang harus dikeluarkan? Apalagi jika instansi yang dituju tersebut (misal Kecamatan) belum memiliki sambungan telepon/Fax alias harus dikirim secara langsung, maka biaya pengiriman menjadi lebih besar lagi, bukan?

Nah, dengan menggunakan e-mail maka biaya penggandaan dan biaya penggandaan tadi bisa ditekan serendah-rendahnya. Sehingga instansi dapat melakukan efisiensi dalam pos-pos anggaran kedua biaya tersebut.

3. Hemat Tenaga

Seperti yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya, distribusi surat melalui e-mail tentu saja akan mengurangi kebutuhan terhadap tenaga manusia, dibandingkan dengan proses distribusi surat secara manual. Sehingga kita bisa mengalokasikan tenaga tersebut untuk pelaksanaan tugas lainnya.

4. Tertib Arsip

Bagi instansi yang telah memiliki pola pengarsipan yang baik, mungkin masalah pengarsipan ini tidaklah terlalu bermasalah. Namun bagi instansi-instansi yang belum disiplin dalam pengelolaan arsipnya, maka hal ini menjadi masalah tersendiri bagi mereka. Seringkali kita kesulitan menemukan arsip yang diperlukan pada saat pengelolaan arsip belum berjalan dengan baik.

Dengan menggunakan e-mail, tanpa kita sadari kita telah melakukan pengarsipan secara otomatis. Hal ini dimungkinkan karena e-mail yang kita kirim dan e-mail yang kita terima akan tersimpan pada mail server (tentunya selama kita tidak menghapusnya). Dengan mudah kita dapat melihat arsip-arsip surat yang telah kita kirim pada Sent Item dan arsip-arsip surat yang kita terima pada Inbox dari e-mail kita.

Ini artinya kita dapat menikmati salah satu manfaat dari tertib arsip, yaitu kita dapat menelusuri historis dari surat-surat yang kita kelola, baik surat masuk ataupun surat keluar.

5. Peningkatan Kapasitas SDM

Perubahan tata kerja dari manual ke elektronis memerlukan suatu kompetensi tertentu bagi SDM yang terlibat di dalamnya. Peningkatan kapasitas SDM menjadi syarat mutlak bagi instansi yang ingin memanfaatkan kemajuan suatu teknologi. Upaya tersebut tentu saja memerlukan pengorbanan baik dari sisi materi maupun non-materi. Artinya diperlukan suatu proses adaptasi dari suatu lingkungan kerja kepada lingkungan kerja yang baru.

Namun demikian, satu hal yang perlu kita pahami, bahwa kemampuan SDM dalam menguasai suatu teknologi, dalam hal ini e-mail, menjadi suatu pijakan dalam persiapan dalam menghadapi adopsi suatu teknologi yang lebih tinggi di masa yang akan datang. Bayangkan jika suatu saat nanti, semua instansi Pemerintah Daerah akan menerapkan Aplikasi e-Office, yang mana alur tata naskah kedinasan akan berubah secara total, apa yang akan terjadi apabila SDM di instansi tersebut ternyata belum siap alias gaptek? tentu akan menjadi chaos atau kacau, bukan?

Itulah mengapa upaya peningkatan kapasitas SDM ini menjadi sangat penting dalam upaya pemanfaatan teknologi agar tercapai tujuan organisasi dengan cara yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih murah.

Sebagai penutup, marilah kita mulai pemanfaatan teknologi ini dengan hal-hal yang sederhana, seperti penggunaan e-mail secara optimal, sehingga kita dapat ikut “menikmati” manfaat dari kemajuan suatu teknologi untuk meningkatkan kualitas kinerja kita bersama.

Jika tidak sekarang, kapan lagi?

Bandung, 29 Juni 2013

Referensi:

1. Mashable 2013, ‘The 41-Year History of Email’, dilihat tanggal 29 Juni 2013, <http://mashable.com/2012/09/20/evolution-email/>;

2. Net History 2013, ‘The history of email’, dilihat tanggal 29 Juni 2013, <http://www.nethistory.info/History%20of%20the%20Internet/email.html>.

About these ads

Written by akbar

June 29, 2013 at 12:25 am

Posted in e-Gov

Tagged with , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: